ПОРЯДОК

разработки и реализации международных проектов в БГУ

ГЛАВА 1

Общие положения

1. Порядок разработан с целью обеспечения эффективности международного сотрудничества БГУ в сфере участия в международных программах, разработки и реализации международных проектов, а также соответствия данной деятельности требованиям законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов БГУ.

2. Международный проект – это комплекс согласованных организационно-технических мероприятий, направленных на развитие научно-образовательного потенциала БГУ, ограниченных по составу исполнителей, срокам и ресурсам, которые осуществляются при полном либо частичном финансировании из-за рубежа совместно с зарубежными партнерами.

Международные проекты соответствуют интересам структурных подразделений университета, а также целям и приоритетам стратегического развития БГУ. В результате реализации международных проектов университет получает возможность внедрения в учебный, научный и управленческий процесс новых учебных курсов и программ, учебно-методических, справочных и вспомогательных материалов, информационно-аналитических и технологических продуктов, разрабатываемых на основе зарубежного опыта и с учетом собственных потребностей и интересов.

3. Международные проекты финансируются зарубежными провайдерами материально-финансовых ресурсов и их представителями (агентствами) (далее - доноры) в рамках программ, инструментов и инициатив (далее - программы).

Средства, получаемые БГУ для реализации международных проектов, используются в соответствии с законодательством Республики Беларусь о международной технической помощи (далее - МТП), иностранной безвозмездной помощи (далее – ИБП), международном научно-техническом сотрудничестве (далее - МНТС), внешнеэкономической деятельности (далее - ВЭД), в зависимости от вида проекта. Критериями отнесения международного проекта к тому или иному виду являются особенности его финансирования.

Данный порядок регулирует деятельность по разработке и реализации проектов, финансируемых на основе МТП и ИБП.

4. Участие БГУ в международных программах и проектах включает следующие этапы:

• инициирование проектов, разработка проектной заявки и получение финансирования проекта;
• мероприятия по обеспечению соблюдения законодательства Республики Беларусь для реализации проекта;
• выполнение работ по проекту и обеспечение отчетности.

5. Координацию участия БГУ в международных программах и проектах, включая содействие в разработке проектных заявок, организационно-методическое сопровождение проектов, мониторинг и контроль эффективности реализации проектов, осуществляет Центр международного маркетинга управления международных связей (далее ЦММ УМС).

ГЛАВА 2

Инициирование проекта

6. На этапе инициирования проектов ЦММ УМС осуществляет:

• анализ существующих потребностей и потенциала БГУ в области участия в международных программах и проектах;
• взаимодействие с зарубежными партнерами с целью налаживания сотрудничества для реализации международных проектов;
• информирование работников и обучающихся БГУ о международных программах, в рамках которых возможна реализация международных проектов;
• информационно-методическое содействие структурным подразделениям по разработке и подаче проектных заявок.

7. С целью анализа существующих потребностей и потенциала БГУ в области участия в международных программах и проектах ЦММ УМС формирует банк данных проектных идей. Для этого структурные подразделения БГУ направляют в УМС предложения и идеи о возможных проектных инициативах по прилагаемой форме (приложение 1).

• Проектное предложение должно содержать следующие сведения:
• наименование структурного подразделения;
• рабочее название проекта;
• анализ ситуации и потребностей;
• цель, задачи и планируемые мероприятия по проекту;
• контакты ответственного лица.

По возможности данная информация дублируется на английском языке. Объем проектного предложения – до 2 страниц.

ЦММ УМС публикует проектные предложения на интернет-сайте УМС, а также направляет их в зарубежные организации и учреждения для налаживания возможного сотрудничества и инициирования совместных проектов.

• наименование донора (фонда / спонсора и т.д.);
• наименование и веб-сайт программы (подпрограммы / инструмента / инициативы), в рамках которой осуществляется финансирование проектов;
• наименование и контакты администратора программы;
• описание программы (тематика и виды финансируемых проектов, состав участников, продолжительность и т.д.)
• требования к оформлению проектной заявки;
• условия финансирования;
• сроки приема проектных заявок.

ЦММ УМС осуществляет рассылку информации о международных программах структурным подразделениям БГУ, проводит информационные семинары и презентации, осуществляет индивидуальные консультаций по вопросам участия в международных программах и разработке проектных заявок.

ГЛАВА 3

Разработка проектной заявки

9. Разработка проектных заявок осуществляется заинтересованными структурными подразделениями на основе заявочных форм донора, в соответствии с требованиями программы. Проектные заявки должны содержать актуальную информацию о БГУ, быть направлены на решение имеющихся проблем и соответствовать интересам структурного подразделения, а также целям и приоритетам стратегического развития БГУ.

10. С целью оказания содействия структурным подразделениям по разработке и подаче проектных заявок ЦММ УМС публикует на интернет-сайте УМС информационно-методические материалы и рекомендации для разработчиков, в которых содержится подробное описание процедуры участия в конкурсе проектов, требования к проектной документации, образцы заполнения некоторых разделов проектной заявки, базовая информация о БГУ, перечни документов, требуемые при подаче проектной заявки, и при необходимости их копии, и т.д.

11. Вопрос о подаче структурным подразделением проектной заявки должен быть согласован с руководством БГУ. Для этого структурное подразделение подает ректору БГУ докладную записку о согласовании проектной заявки (приложение 2), к которой также при необходимости прилагаются документы, требующие подписания со стороны руководства БГУ.

• Докладная записка о согласовании проектной заявки может также содержать обращение к соответствующим структурным подразделениям БГУ о предоставлении дополнительных сведений и\или документов, отражающих различные аспекты жизнедеятельности БГУ, необходимые для подачи проектной заявки (уставные документы, свидетельство о регистрации БГУ, выписки из локальных нормативных и правовых актов по различным вопросам функционирования БГУ, копии бухгалтерских документов, отражающих финансово-экономическую состоятельность БГУ (отчеты о прибылях и убытках, балансы и другую информацию), справки о банковских реквизитах БГУ, копии договоров с банком об открытии банковских счетов, выписки из извещения о присвоении БГУ учетного номера налогоплательщика и т.д.).
• Докладная записка согласовывается УМС, при необходимости получения дополнительных сведений и/или документов – в соответствующих структурных подразделениях БГУ (УПР, УК, УОРиДО, ГУБУиФ, ГУЭПиИД).

12. Согласованная докладная записка направляется на рассмотрение ректору БГУ. На основе согласованных докладных записок ЦММ УМС осуществляет учет поданных проектных заявок и отслеживает результаты конкурсов.

ГЛАВА 4

Подготовка к реализации проекта

 13. После извещения донора об одобрении проектной заявки и его готовности выделить необходимые финансово-материальные ресурсы для реализации проекта осуществляется ряд мероприятий, направленных на подготовку к реализации проекта в БГУ.

Данные мероприятия включают:

• подготовку и издание приказа о реализации проекта в БГУ;
• подписание международного договора о выделении гранта для реализации проекта;
• обеспечение соответствия проекта требованиям законодательства Республики Беларусь.

14. Подготовка и издание приказа о реализации проекта в БГУ:

14.1. с целью определения средств и способов реализации проекта, обеспечения проекта необходимыми материально-финансовыми и трудовыми ресурсами, а также соблюдения законодательства Республики Беларусь издается приказ о реализации проекта в БГУ (приложение 3);

14.2. основанием для издания приказа о реализации проекта является докладная записка структурного подразделения, курирующего проект.

Докладная записка содержит информацию о проекте, бюджет проекта для БГУ, предложения по составу рабочей группы, плану освоения средств гранта, а также выделению собственных материальных и финансовых ресурсов БГУ для их скоординированного использования при реализации проекта (приложение 4).

Докладная записка подписывается руководителем структурного подразделения, курирующего проект, согласовывается УМС, ГУЭПиИД, ГУБУиФ, подписывается ректором БГУ. Приказ ректора БГУ о реализации проекта оформляется ЦММ УМС;

14.3. в рабочую группу по реализации проекта входят работники и обучающиеся БГУ, привлекаемые для организации мероприятий и выполнения работ по проекту.

Возглавляет рабочую группу руководитель, который обеспечивает планирование и контроль над ходом реализации проекта. Руководитель рабочей группы согласовывает и утверждает отчеты о ходе реализации проекта.

Управленческий учет поступлений и расходов по проекту, а также запланированных и выполненных работ / мероприятий по проекту осуществляет менеджер проекта. Менеджер проекта также отвечает за подготовку отчетности и взаимодействие с донором / координатором проекта по вопросам его реализации.

Если в проекте предусмотрено получение товаров (имущества) и денежных средств непосредственно на баланс / расчетный счет БГУ, то в рабочую группу включается работник ГУБУиФ, в обязанности которого входит учет всех поступлений и расходов в рамках проекта с их отражением в системе внутреннего бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь (учет поступления и расходования средств на банковском счете, оплаты труда, командировочных выплат, платежей сторонним организациям за товары/услуги), а также взаимодействие с налоговыми и контролирующими органами по вопросам реализации проекта;

14.4. бюджет проекта для БГУ содержит перечень статей бюджета и детализацию расходования средств и включает только те средства, которые выделяются БГУ в рамках проекта;

14.5 план выделения собственных материально-финансовых и трудовых ресурсов для реализации проекта содержит детальное описание того, по каким статьям и в какой форме БГУ будет вносить свой вклад в проект.

15. Подписание международного договора о выделении гранта / реализации проекта:

15.1. международный договор о выделении гранта / реализации проекта (далее – международный договор) создает правовую базу для взаимодействия БГУ с донором, а также другими участниками проекта. В зависимости от особенностей программы и требований донора международные договоры могут различаться как по содержанию, так и по форме.

В ряде случаев факт выделения финансовых или материальных ресурсов и требования к их использованию могут содержаться в других официальных документах донора (например, протокол заседания донорского комитета, письмо о выделении гранта и т.д.).

15.2. с целью обеспечения надлежащего порядка при реализации проекта международный договор должен включать следующие положения:

• предмет и срок действия;
• обязательства по реализации проекта;
• точное указание финансовых и материальных ресурсов, которые должен получить БГУ (включая собственные средства при необходимости);
• порядок получения, использования и возврата финансовых и материальных ресурсов;
• процедуры отчетности;
• банковские реквизиты сторон.

В случае если проектом предусмотрена закупка товаров (имущества), международный договор должен также содержать положения, регулирующие правила и процедуры проведения закупок;

15.3. для подписания международного договора донором могут быть также затребованы дополнительные сведения и/или документы, отражающие различные аспекты жизнедеятельности БГУ (уставные документы, свидетельство о регистрации БГУ, выписки из локальных нормативных и правовых актов по различным вопросам функционирования БГУ, копии бухгалтерских документов, отражающих финансово-экономическую состоятельность БГУ (отчеты о прибылях и убытках, балансы и другую информацию), справки о банковских реквизитах БГУ, копии договоров с банком об открытии банковских счетов, выписки из извещения о присвоении БГУ учетного номера налогоплательщика, и т.д.).

Заинтересованное в подписании международного договора структурное подразделение запрашивает в соответствующих службах БГУ дополнительные сведения и/или документы, требуемые донором;

15.4. перевод международного договора на русский/белорусский язык осуществляет структурное подразделение, курирующее проект. Перевод международного договора подписывается лицом, осуществившим перевод, заверяется начальником управления международных связей БГУ и скрепляется гербовой печатью;

15.5. международный договор согласовывается УМС, УПР, ГУЭПиИД, ГУБУиФ, подписывается ректором БГУ и скрепляется гербовой печатью.

16. Обеспечение соответствия проекта требованиям законодательства Республики Беларусь:

16.1. международные проекты, регулируемые данным Порядком, реализуются в соответствии с законодательством Республики Беларусь о МТП и ИБП, в зависимости от вида проекта. Критериями отнесения международного проекта к тому или иному виду являются особенности его финансирования.

При необходимости структурное подразделение, курирующее проект, может обратиться в соответствующие органы государственного управления Республики Беларусь: Министерство экономики Республики Беларусь и Департамент по гуманитарной деятельности Управления делами Президента Республики Беларусь, за разъяснениями об отнесении международного проекта к тому или иному виду. К подобному письму прилагается заверенная копия международного договора о выделении гранта и его перевод на русский/белорусский языки.

В зависимости от того, в рамках какого нормативного правового акта будет реализовываться проект, различаются процедуры его одобрения и регистрации в органах государственного управления Республики Беларусь, а также способы реализации проекта: получение налоговых льгот, привлечение субподрядчиков и поставщиков, использование банковских счетов и взаимодействие с банком, партнерами по проекту и другими привлеченными сторонами;

16.2. организационно-методическое содействие структурным подразделениям по обеспечению соответствия проекта требованиям законодательства Республики Беларусь осуществляет ЦММ УМС;

16.3. структурное подразделение, курирующее проект, отвечает за соблюдение законодательства Республики Беларусь при реализации проектов, а также осуществляет подготовку необходимых документов, их направление в соответствующие органы государственного управления Республики Беларусь и обеспечивает оперативное взаимодействие с органами государственного управления Республики Беларусь на всех этапах подготовки и реализации проекта;

16.4. процедура одобрения и регистрации проектов в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь об МТП включает следующие этапы:

• подготовку и представление в Министерство экономики Республики Беларусь необходимых документов, прохождение процедуры согласования проекта в соответствующих органах государственного управления Республики Беларусь;
• внесение проекта в Комиссию по вопросам международного технического сотрудничества при Совете Министров Республики Беларусь (далее - Комиссия) для принятия решения об одобрении (либо отказе в одобрении) проекта МТП, последующее одобрение проекта МТП решением Комиссии либо Постановлением Совета Министров Республики Беларусь;
• регистрацию проекта МТП в Министерстве экономики Республики Беларусь.

Наряду с одобрением и регистрацией проекта МТП, осуществляется процедура одобрения Перечня товаров (имущества, в том числе денежных средств), работ и услуг, предоставляемых для реализации проектов МТП (далее – перечень товаров, работ и услуг).

16.5. Документы, необходимые для представления в Министерство экономики Республики Беларусь:

• характеристику проекта по форме, утвержденной Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 11.05.2005 № 86 «О подготовке получателями международной технической помощи проектных предложений и характеристик проектов (программ) указанной помощи», в 4х экземплярах. Характеристика проекта согласовывается структурным подразделением, курирующим проект, УМС, ГУЭПиИД, ГУБУиФ и подписывается ректором БГУ. Все последующие изменения содержания характеристики проекта в соответствии с требованиями Комиссии согласовываются УМС;
• проект, т.е. документ, содержащий необходимую информацию о проекте по форме, установленной донором МТП, в 2-х экземплярах;
• перевод проекта на русский/белорусский язык, в 2-х экземплярах. Перевод документа проекта на русский/белорусский язык осуществляет структурное подразделение, курирующее проект. Перевод документа проекта подписывается лицом, осуществившим перевод, заверяется начальником управления международных связей БГУ и скрепляется гербовой печатью;
• заявление о регистрации проекта (программы) международной технической помощи по форме, утвержденной Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 12 мая 2010 № 86 «Об установлении формы заявления о регистрации проекта (программы) международной технической помощи, признании утратившими силу постановлений Министерства экономики Республики Беларусь», в 1 экземпляре;
• сопроводительное письмо в соответствующий орган государственного управления Республики Беларусь, в 1 экземпляре (приложение 5);
• дополнительные документы, необходимые для уточнения и проверки представленной информации.

16.6. Документация, необходимая для внесения перечня товаров, работ и услуг на рассмотрение Комиссии с целью его одобрения включает:

• перечень товаров, работ и услуг, по форме установленной Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 04.05.2010 № 82 «О форме перечня товаров (имущества, в том числе денежных средств), работ и услуг, предоставляемых для реализации проектов (программ) международной технической помощи», в 4 экземплярах;
• обоснование перечня товаров, работ и услуг, в 1 экземпляре. Перечень товаров, работ и услуг и его обоснование согласовываются структурным подразделением, курирующим проект, УМС, ГУЭПиИД, ГУБУиФ, после чего подписывается ректором БГУ;
• дополнительные документы, необходимые для уточнения и проверки представленной информации.

16.7. В ходе прохождения процедур одобрения и регистрации проекта МТП, а также одобрения перечня товаров, работ и услуг Комиссия вправе запросить другие сведения (документы), необходимые для уточнения или проверки представленной информации, например, копии приказа о реализации проекта, документы, подтверждающие выделение собственных ресурсов (софинансирование) по проекту, копии свидетельства о регистрации БГУ, копии извещения о присвоении БГУ учетного номера налогоплательщика, копии договора поставки (передачи) оборудования (в случае, если оборудование приобретается и передается БГУ третьей стороной), копии договора с банком, подтверждающего открытие банковского счета, на который будут перечислены средства донора МТП, доверенность на получение документов в Министерстве экономики Республики Беларусь и т.д.

Подобные дополнительные сведения (документы) запрашиваются структурным подразделением, курирующим проект, в соответствующих службах БГУ и оперативно предоставляются в Комиссию на рассмотрение.

16.8. Процедура регистрации ИБП включает следующие этапы:

• подготовку документов об ИБП и их направление в Департамент по гуманитарной деятельности Управления делами Президента Республики Беларусь (далее - Департамент);
• рассмотрение предоставленных документов Департаментом и регистрация ИБП.

16.9. Документация, необходимая для направления в Департамент включает:

• документ, подтверждающий внесение (поступление) ИБП в виде денежных средств, в том числе в иностранной валюте, на благотворительный счет в банке Республики Беларусь, и его копии, в 2 экземплярах;
• заявление на регистрацию ИБП по форме, утвержденной Постановлением Управления делами Президента Республики Беларусь от 17.09.2010 N 9 «О порядке регистрации, учета, получения и использования иностранной безвозмездной помощи», в 1 экземпляре;
• план целевого использования ИБП по форме, утвержденной Постановлением Управления делами Президента Республики Беларусь от 17.09.2010 N 9 «О порядке регистрации, учета, получения и использования иностранной безвозмездной помощи», в 2 экземплярах;
• копии договора, заключенного в письменной форме, или дарственного письма, в которых предусматриваются условия и цели использования иностранной безвозмездной помощи (при их наличии);
• копии свидетельства о государственной регистрации;
• дополнительные сведения (документы), необходимые для проверки и уточнения представленной информации (письмо-заключение Министерства иностранных дел Республики Беларусь и/или Министерства экономики Республики Беларусь о том, что полученный грант не является международной технической помощью; письмо-поддержки от Министерства образования Республики Беларусь по вопросу получения налоговых и таможенных льгот; копия и перевод документа проекта либо проектной заявки; копия приказа ректора БГУ о проведении мероприятия за счет полученного гранта; письмо-подтверждение безвозмездного распространения издаваемых материалов; доверенность на получение документов в Департаменте и т.д.) (приложение 6).

16.10. Заявление на регистрацию ИБП и план целевого использования ИБП согласовываются структурным подразделением, курирующим проект, УМС, ГУЭПиИД, ГУБУиФ, после чего подписываются ректором БГУ.

16.11. Копии документов, подаваемые в Департамент, заверяются ректором БГУ и гербовой печатью. Переводы договора или дарственного письма, также другие документы, требующие перевод, подписываются лицом, осуществившим перевод, заверяются начальником управления международных связей БГУ и скрепляется гербовой печатью.

Документ, подтверждающий внесение (поступление) иностранной безвозмездной помощи в виде денежных средств на благотворительный счет БГУ запрашивается структурным подразделением, курирующим проект, в ГУБУиФ.

17. Структурное подразделение, курирующее проект, своевременно предоставляет в ЦММ УМС сведения о регистрации ИБП и МТП.

18. Основанием для реализации проектов МТП на территории Республики Беларусь является официальный документ органов государственного управления об одобрении проекта МТП и его регистрация в базе данных программ и проектов МТП Министерства экономики Республики Беларусь; основанием для получения налоговых и таможенных льгот при реализации проектов МТП является одобренный перечень товаров, работ и услуг.

Основанием для использования иностранной безвозмездной помощи в рамках проекта является Удостоверение о регистрации иностранной безвозмездной помощи (далее – Удостоверение ИБП) и согласованный план использования ИБП.

ГЛАВА 5

Реализация проекта

19. Управление документацией проекта:

19.1. структурное подразделение, курирующее проект, должно иметь в наличии и поддерживать в рабочем состоянии документацию проекта, определяющую правовую основу деятельности по проекту, планирование работ и мероприятий, имеющиеся человеческие и материально-финансовые ресурсы и др., а также содержащую сведения о результатах и свидетельствах осуществленной деятельности в рамках проекта.

С этой целью менеджером проекта формируется дело, в которое включаются следующие документы:

• характеристика проекта (для проектов МТП) (оригинал);
• перечень товаров, работ и услуг (для проектов МТП) (оригинал);
• удостоверение ИБП (для проектов ИБП) (копия);
• План использования ИБП (для проектов ИБП) (копия);
• документ проекта и его перевод на русский/белорусский язык (оригинал);
• приказ о реализации проекта (оригинал или копия);
• международный договор о выделении гранта / реализации проекта с переводом на русский / белорусский язык (оригинал);
• переписка с органами государственного управления Республики Беларусь (копии);
• переписка с донором, координатором и партнерами по проекту (копии);
• отчеты (копии);
• договоры со сторонними организациями и физическими лицами о закупке товаров, работ и услуг, заявления на оплату счетов, счета-фактуры, акты выполненных работ, товаросопроводительные документы (копии);
• другие документы, содержащие свидетельства о фактах выполнения работ / проведения мероприятий по проекту (оригиналы или копии);

19.2. с целью обеспечения прослеживаемости процедур согласования документов в структурных подразделениях БГУ и органах государственного управления Республики Беларусь, менеджер проекта также обеспечивает наличие в деле копий документов, содержащих визы работников и руководителей соответствующих структурных подразделений БГУ, согласовавших проект документа;

19.3. если в проекте предусмотрено получение товаров (имущества) / денежных средств непосредственно на баланс / расчетный счет БГУ документация проекта должна быть также предоставлена в ГУБУиФ.

С этой целью менеджер проекта формирует дополнительное дело, в которое включаются следующие документы:

• характеристика проекта (для проектов МТП) (копия);
• перечень товаров, работ и услуг (для проектов МТП) (копия);
• удостоверение ИБП (для проектов ИБП) (оригинал);
• план использования ИБП (для проектов ИБП) (оригинал);
• приказ о реализации проекта (копия);
• международный договор о выделении гранта / реализации проекта с переводом на русский / белорусский язык (копия);
• договоры со сторонними организациями и физическими лицами о закупке товаров, работ и услуг, заявления на оплату счетов, счета-фактуры, акты выполненных работ, товаросопроводительные документы (оригиналы);
• план расходования полученной части гранта (приложение 7) (оригинал);
• журнал учета расходования средств гранта (приложение 8) (оригинал).

19.4. План расходования полученной части гранта должен содержать информацию о сроках, целях и размерах оплат из средств, получаемых на конкретном этапе реализации проекта в соответствии с позициями, указанными в Перечне товаров, работ и услуг (для проектов МТП) или плане целевого использования ИБП (для проектов ИБП). План расходования полученной части гранта подписывается менеджером проекта и при необходимости уточняется в процессе реализации проекта.

20. Менеджмент проекта:

20.1. планирование мероприятий по проекту и контроль за ходом их выполнения осуществляет руководитель рабочей группы на основе предложений членов рабочей группы и проектной документации. Рабочая группа вправе самостоятельно определить надлежащие формы взаимодействия между руководителем и членами, при этом следует учитывать требования программы, в рамках которой реализуется проект;

20.2. с целью обеспечения прослеживаемости деятельности менеджер проекта осуществляет постоянный сбор документов, свидетельствующих о фактах выполненных работ / проведения мероприятий (протоколы совещаний, программы / материалы семинаров и списки участников, отчеты о командировках, записи в ведомостях/табелях рабочего времени и др.).

Способы ведения учета выполненных работ / проведенных мероприятий должны быть настолько оптимальными, чтобы при необходимости можно было оперативно сформировать сводный отчет о ходе реализации проекта;

21. Отчетность по проекту:

21.1. менеджер проекта обеспечивает подготовку и своевременное направление промежуточных, итоговых, сводных отчетов о реализации проекта от имени БГУ донору/координатору проекта, а также соответствующим органам государственного управления Республики Беларусь;

21.2. при подготовке отчета о ходе реализации проекта для донора / координатора проекта используется форма отчетности, требуемая программой;

21.3. при подготовке отчета о ходе реализации проекта МТП, направляемого в Министерство экономики Республики Беларусь, используется форма отчетности, утвержденная Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 ноября 2004 № 1513 «Об утверждении Положения о порядке проведения оценки реализации проектов (программ) международной технической помощи и их эффективности»;

21.4. при подготовке отчета о ходе реализации проекта, направляемого в другие органы государственного управления Республики Беларусь, а также для руководства БГУ, рекомендуется использовать указанную в предыдущем абзаце форму отчетности;

21.5. при наличии нескольких получателей МТП в Республике Беларусь в рамках одного проекта выделяется так называемый головной исполнитель проекта, который отвечает за предоставление промежуточных и итогового отчета в Министерство экономики.

Головным исполнителем проекта МТП в Республике Беларусь считается то учреждение, которое внесло проект в вышестоящий республиканский орган государственного управления для последующего рассмотрения Комиссией по вопросам международного технического сотрудничества при Совете министров Республики Беларусь.

На основе отчетов белорусских партнеров по проекту головной исполнитель формирует сводный отчет и направляет его в Министерство экономики.

21.6. Отчет о ходе реализации проекта, направляемый в органы государственного управления Республики Беларусь, а также для руководства БГУ, подписывается руководителем рабочей группы по проекту и согласовывается ЦММ УМС.

Отчет о ходе реализации проекта согласовывается ГУБУиФ только в части расходования средств с расчетного счета БГУ, а также поступления товаров (имущества) на баланс БГУ.

21.7. Копии отчетов о ходе реализации проекта хранятся в подразделении, курирующем проект. Сведения о ходе реализации проекта, содержащиеся в отчете направляются в УМС и ГУБУиФ для ведения текущего учета реализации проектов в БГУ.

22. Финансовый менеджмент проекта:

22.1. учет всех поступлений и расходов в рамках проекта отражаются в системе внутреннего бухгалтерского учета БГУ в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. Записи о расходовании средств по проекту вносятся в Журнал учета расходования средств гранта работником ГУБУиФ, включенным в Рабочую группу по проекту.

Наряду с бухгалтерским учетом осуществляется также учет материально-финансовых и трудовых ресурсов проекта. Данную функцию выполняет менеджер проекта. Способы ведения учета ресурсов должны быть настолько оптимальными, чтобы при необходимости можно было оперативно агрегировать сводный отчет, содержащий суммы расходов по соответствующим позициями бюджета проекта, выполненным работам и осуществленным мероприятиям.

22.2. Средства гранта поступают и хранятся на соответствующем расчетном счете БГУ в белорусских рублях или иностранной валюте. Для произведения оплат сторонним организациям и физическим лицам за товары, работы и услуги, приобретаемые в рамках проекта, а также оплаты труда работников БГУ, участвующих в реализации проекта, производится продажа необходимой суммы средств в иностранной валюте.

Для этого структурное подразделение, курирующее проект, подает ректору БГУ докладную записку о продаже валюты (приложение 9). Докладная записка согласовывается ГУБУиФ и направляется на рассмотрение ректора БГУ. На основании согласованной докладной записки ГУБУиФ производит продажу необходимой суммы иностранной валюты и предоставляет сведения о полученной после продажи валюты суммы средств в белорусских рублях;

22.3 гарантийные письма, заявления на оплату счетов, счета-фактуры, договоры со сторонними организациями и физическими лицами, акты выполненных работ, акты приемки-поставки оборудования и прочие финансовые документы должны содержать четкую ссылку на регистрационные данные проекта;

22.4. закупка оборудования в рамках проекта осуществляется в соответствии с требованиями донора, прописанными в международном договоре о выделении гранта / реализации проекта.

При необходимости проведения тендера с целью выбора поставщика товаров (имущества) структурное подразделение, курирующее проект, подает ректору БГУ докладную записку о проведении тендера (приложение 10). В докладной записке о проведении тендера указываются сведения о закупаемом товаре (имуществе) и его стоимости, а также особые условия, согласно требований донора (например, национальность поставщика, страна-происхождения товара, условия поставки и т.д.).

Договор о поставке товаров (имущества) в рамках проектов МТП должен содержать ссылку на зарегистрированный в установленном порядке проект, информацию о поставщике МТП и получателе МТП, заключаться на основе цены без налога на добавленную стоимость.

Договор о поставке согласовывается структурным подразделением, курирующим проект, УМС, УПР, ГУЭПиИД, ГУБУиФ, после чего подписывается ректором БГУ.

22.5. Оплата труда работников БГУ, участвующих в реализации проекта, осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, международными договорами Республики Беларусь и требованиями донора.

22.6. Включение работников БГУ в Рабочую группу по реализации проекта предполагает выполнение ими обязанностей как в рабочее, так и в свободное от работы время с оплатой труда в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

22.7. Командирование за рубеж, выплата командировочных расходов и сохранение заработной платы на период служебной командировки за границу, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 6

Завершение проекта