Menu

ШАГ 1 Подготовка проектов документов через ДелоWeb

Шаблон докладной записки и программы пребывания 

  1. Докладная записка и программа пребывания составляется на имя проректора, за подписью руководителя подразделения и визируется у начальника УМС, начальника 1-го отдела и начальника ГУПЭиИД. В докладной записке помимо прочей информации (состав делегации, сроки, цель визита и др.) излагается обоснование целесообразности визита делегации. В программе подробно указываются все мероприятия, где участвуют иностранные гости, при необходимости указываются завтраки, обеды, ужины, встреча в аэропорту, проводы в аэропорт, вся культурная программа (экскурсии, посещение музеев, театров). Необходимо учитывать, что финансирование приема делегаций осуществляется из внебюджетных средств факультетов.
  2. Докладная записка и программа пребывания запускаются через систему электронного документооборота ДелоWeb для получения вышеуказанных визирующих подписей, а также подписи руководителя подразделения. После того, как получены все визы, подписи и положительная резолюция проректора докладная с программой направляется направляется через ДелоWeb (указать в адресатах карточки) в УМС для оформления проекта приказа о приеме иностранной делегации.

ШАГ 2 Согласование и сбор подписей

После подготовки сотрудниками УМС проекта приказа о приеме делегации в системе ДелоWeb, проект приказа визируется у следующих руководителей структурных подразделений:

1) руководитель структурного подразделения, инициирующего прием делегации

2) начальник УМС

3) начальник управления организационной работы и документационного обеспечения

4) начальник Главного хозяйственного управления. Данная виза необходима  только в случае, если планируется использование транспорта БГУ для обслуживания делегации. В случае использования транспорта БГУ к документам на прием делегации также обязательно прикладывается подробный график транспортного сопровождения делегации.

5) начальник ГУПЭиИД, ул. Бобруйская 7, к.302., визирует приказ, дает распоряжение сотрудникам ГУПЭиИД подготовить смету на прием делегации и подписывает ее.

6) начальник ГУБУиФ

7) проректор  по экономике и материально-техническому развитию, ул. Бобруйская 7, к.202, визирует приказ.

7) полный пакет документов (распечатанный приказ, распечатанная из системы ДелоWeb карточка со всеми визирующими подписями, докладная записка, программа пребывание) подается на подпись ректору/курирующему проректору (ул. Бобруйская, 5а). Ректор/курирующий проректор подписывает приказ.

 

ШАГ 3 Регистрация приказа

Подписанный приказ регистрируется в управлении организационной работы и документационного обеспечения, ул. Бобруйская 7, к.100. Также вместе с оригиналом приказа сдается копия сметы.

Оригинал сметы и копия приказа предоставляются в ГУПЭиИД, ул. Бобруйская 9, к.316.

 

ШАГ 4 Организация питания

1) Если питание делегации будет осуществляться в столовых или кафе Комбината общественного питания БГУ: заведующему производством столовой, в которой будет организовано обслуживание, необходимо предоставить копию приказа и копию сметы

2) Если питание делегации будет осуществляться в кафе города: 

а) оформляется гарантийное письмо на оплату по безналичному расчету за подписью начальника ГУБУиФ и ректора/курирующего проректора;

б) на основании гарантийного письма в ГУБУиФ (ул. Бобруйская 9, к.310) оформляется доверенность

в) оригинал гарантийного письма и доверенности предоставляются в кафе.

 

Запрещено: 

- наличие в товарных накладных алкогольных напитков

- количество порций в товарной накладной не должно превышать количество человек, предусмотренных по смете 

 

ШАГ 5 Оплата расходов

На полученные счета-фактуры заполняются заявления на оплату и задание на закупку (бланки можно взять в УМС, к.407) и подписываются у руководителя структурного подразделения. Компонуется пакет документов на оплату: 

- заявление на оплату

- задание на закупку

- счет-фактура (оригинал)

- товарные накладные (при наличии)

- договор со сторонней организацией на оказание услуг (при наличии)

- копия приказа о приеме делегации

- копия сметы

 

Пакет документов подается на подпись:

1) при наличии договора - в управление правовой работы (ул. Бобруйская 7, к.319)

2) Центр закупок товаров, работ, услуг (ул. Бобруйская 7, к.403)

3) начальнику ГУПЭиИД (ул. Бобруйская 7, к.302)

4) заместителю начальника ГУБУиФ по внебюджетной деятельности и валютным операциям (ул. Бобруйская 9, к.203)

5) ректор/курирующий проректор

 

Подписанные документы сдаются в ГУБУиФ заместителю начальника по банковским и кассовым операциям для оплаты (ул. Бобруйская 9, к.217), за исключением задания на закупку, которое предоставляется в Центр закупок товаров, работ, услуг

 

ШАГ 6 Подготовка отчета 

По завершении приема делегации ответственный за организацию приема в течение трех рабочих дней предоставляет в УМС (ул.Ленинградская 20, к.407) для отчета:

- копию Приказа о приеме делегации (2 экземпляра), 

- оригинал Докладной записки, 

- оригинал Программы пребывания зарубежной делегации, 

- копию Сметы расходов на прием делегации,

- отчет о приеме делегации (подписанный ответственным за прием, начальником управления международных связей; утвержденный ректором),

- запись беседы (специальная отчетная форма для 1-го отдела) 

- акт списания расходов на прием делегации (подписанный ответственным за организацию приема и сопровождающим),

- копии счетов-фактур.

 


По всем вопросам, связанным с приемом иностранных делегаций, обращаться:

 

Управление международных связей

Отдел протокола и межвузовского сотрудничества

ул.Ленинградская, 20 (корпус ФМО), каб. 407

Тел./факс: (017) 209 53 32  

Курейчик Олег Игоревич

Гончар Людмила Владимировна