+375 17 209-53-32 (mobility)
+375 17 209-53-51 (apply)

apply@bsu.by

Ведущий статус БГУ в системе высшего образования Республики Беларусь определяет особую роль нашего университета в развитии международных связей всей страны, являясь своеобразным центром международного сотрудничества. 

Ежегодно в составе иностранных делегаций университет посещает более 300 иностранных гостей, представляющих иностранный дипломатический корпус в Республике Беларусь, международные организации, зарубежные научно-исследовательские учреждения и вузы, иностранные предприятия и компании.

Для Вашего удобства мы составили подробную памятку о том, в какой последовательности нужно готовить документы при приеме иностранной делегации 

 

ШАГ 1 Подготовка проектов документов

Подготовка докладной записки и программы пребывания 

  1. Докладная записка составляется на имя ректора, за подписью руководителя подразделения и визируется у начальника УМС (ул.Ленинградская 20, к.409), начальника 1-го отдела (пр-т Независимости 4, к.205)  и начальника ГУПЭиИД (ул. Бобруйская 7, к.302). В докладной записке помимо прочей информации (состав делегации, сроки, цель визита и др.) излагается обоснование целесообразности визита делегации.
  2. Программа пребывания составляется за подписью ответственного за прием делегации и визируется у начальника УМС (ул.Ленинградская 20, к.409), начальника 1-го отдела (пр-т Независимости 4, к.205) и начальника ГУПЭиИД (ул. Бобруйская 7, к.302). В программе подробно указываются все мероприятия, где участвуют иностранные гости, при необходимости указываются завтраки, обеды, ужины, встреча в аэропорту, проводы в аэропорт, вся культурная программа (экскурсии, посещение музеев, театров). Для эффективного взаимодействия до сбора подписей рекомендуется согласовать по электронной почте или в личной беседе тексты докладной и программы приема с ответственными сотрудниками УМС. Необходимо учитывать, что финансирование приема делегаций осуществляется из внебюджетных средств факультетов.
  3. Программа и докладная записка, а также распечатанный лист визирования к приказу с подписью руководителя структурного подразделения предоставляются в УМС (к. 407) для оформления проекта приказа о приеме иностранной делегации.

 

ШАГ 2 Согласование и сбор подписей

После подготовки сотрудниками УМС проекта приказа о приеме делегации полный пакет документов (докладная записка, программа пребывания и приказ о приеме делегации) подписывается представителем факультета у следующих руководителей структурных подразделений:

1) начальник УМС, ул.Ленинградская 20, к.409

2) начальник 1-го отдела, пр-т Независимости 4, к. 205 (согласовывается только докладная записка и программа пребывания)

3) начальник управления организационной работы и документационного обеспечения, ул. Бобруйская 7, к.214 визирует приказ

4) начальник Главного хозяйственного управления, ул. Бобруйская 7, к.208. Данная подпись необходима на листе визирования приказа только в случае, если планируется использование транспорта БГУ для обслуживания делегации. В случае использования транспорта БГУ к пакету документов на прием делегации также обязательно прикладывается подробный график транспортного сопровождения делегации.

5) начальник ГУПЭиИД, ул. Бобруйская 7, к.302., визирует все документы и отдает их сотрудникам ГУПЭиИД для подготовки сметы на прием делегации. 6) начальник ГУБУиФ, ул. Бобруйская 9, к.201, визирует приказ

7) проректор  по экономике и материально-техническому развитию, ул. Бобруйская 7, к.202, визирует приказ.

7) полный пакет документов (приказ, смета, докладная записка, программа пребывание) со всеми визирующими подписями подается на подпись ректору/курирующему проректору (ул. Бобруйская, 5а). Ректор/курирующий проректор накладывает резолюцию на докладную записку, утверждает программу пребывания и подписывает приказ.

 

ШАГ 3 Регистрация приказа

Подписанный приказ регистрируется в управлении организационной работы и документационного обеспечения, ул. Бобруйская 7, к.100. Также вместе с оригиналом приказа сдается копия сметы.

Оригинал сметы и копия приказа предоставляются в ГУПЭиИД, ул. Бобруйская 9, к.316.

 

ШАГ 4 Организация питания

1) Если питание делегации будет осуществляться в столовых или кафе Комбината общественного питания БГУ: заведующему производством столовой, в которой будет организовано обслуживание, необходимо предоставить копию приказа и копию сметы

2) Если питание делегации будет осуществляться в кафе города: 

а) оформляется гарантийное письмо на оплату по безналичному расчету за подписью начальника ГУБУиФ и ректора/курирующего проректора;

б) на основании гарантийного письма в ГУБУиФ (ул. Бобруйская 9, к.310) оформляется доверенность

в) оригинал гарантийного письма и доверенности предоставляются в кафе.

 

Запрещено: 

- наличие в товарных накладных алкогольных напитков

- количество порций в товарной накладной не должно превышать количество человек, предусмотренных по смете 

 

ШАГ 5 Оплата расходов

На полученные счета-фактуры заполняются заявления на оплату и задание на закупку (бланки можно взять в УМС, к.407) и подписываются у руководителя структурного подразделения. Компонуется пакет документов на оплату: 

- заявление на оплату

- задание на закупку

- счет-фактура (оригинал)

- товарные накладные (при наличии)

- договор со сторонней организацией на оказание услуг (при наличии)

- копия приказа о приеме делегации

- копия сметы

 

Пакет документов подается на подпись:

1) при наличии договора - в управление правовой работы (ул. Бобруйская 7, к.319)

2) Центр закупок товаров, работ, услуг (ул. Бобруйская 7, к.403)

3) начальнику ГУПЭиИД (ул. Бобруйская 7, к.302)

4) заместителю начальника ГУБУиФ по внебюджетной деятельности и валютным операциям (ул. Бобруйская 9, к.203)

5) ректор/курирующий проректор

 

Подписанные документы сдаются в ГУБУиФ заместителю начальника по банковским и кассовым операциям для оплаты (ул. Бобруйская 9, к.217), за исключением задания на закупку, которое предоставляется в Центр закупок товаров, работ, услуг

 

ШАГ 6 Подготовка отчета 

По завершении приема делегации ответственный за организацию приема в течение трех рабочих дней предоставляет в УМС (ул.Ленинградская 20, к.407) для отчета:

- копию Приказа о приеме делегации (2 экземпляра), 

- оригинал Докладной записки, 

- оригинал Программы пребывания зарубежной делегации, 

- копию Сметы расходов на прием делегации,

- отчет о приеме делегации (подписанный ответственным за прием, начальником управления международных связей; утвержденный ректором),

- запись беседы (специальная отчетная форма для 1-го отдела) 

- акт списания расходов на прием делегации (подписанный ответственным за организацию приема и сопровождающим),

- копии счетов-фактур.

 


По всем вопросам, связанным с приемом иностранных делегаций, обращаться:

 

Управление международных связей

Отдел протокола и межвузовского сотрудничества

ул.Ленинградская, 20 (корпус ФМО), каб. 407

Тел./факс: (017) 209 53 32  

Курейчик Олег Игоревич

Гончар Людмила Владимировна